Bom dia,
galera!!!!
Na atividade em
grupo da semana, os alunos deveriam escolher documentos da empresa MCEbyte que
deveriam mudar de suporte e justificar sua escolha. Logo abaixo, o grupo
apresenta suas conclusões. Vamos ver?
Com a
contratação de novos funcionários e a Capacitação de funcionários antigos da
empresa MCEbyte, viu-se a necessidade de mudar a Ficha Funcional de suporte em
papel para o digital, pois seus funcionários estavam aperfeiçoando-se cada vez
mais pra realizar melhor suas atividades, adicionando-se mais folhas em seu dossiê funcional, que ocupava muito espaço físico e muito papel
era gasto com a cópia de certificados e diplomas. Ao invés de tirar cópias, os
documentos seriam escaneados e anexados à documentação do funcionário. Além
disso, a troca de suporte facilitaria quando surgisse a necessidade de
localizar algum dossiê ou fazer alguma atualização (apenas funcionários capacitados)
em seus dados. O programa utilizado deve conter ainda uma ferramenta que
localize palavras-chave. No entanto, os profissionais da área de Recursos
Humanos devem estar atentos em relação aos programas que melhor atendem suas
necessidades e quanto à obsolescência dos softwares e equipamentos utilizados.
Vantagens:
- Eficiência nas atividades desenvolvidas no setor de RH;
- Economia de recursos físicos e materiais;
- Rapidez na localização de dossiês funcionais;
- Facilidade para atualizar informações e acrescentar novos documentos;
- O acesso à documentação é mais fácil;
Até a próxima!!!
Após debates em sala, o grupo viu a necessidade de alterar algumas das informações que foram postadas na atividade acima. Dentre as mudanças que achamos convenientes, estaria o contexto para a mudança de suporte, que no seguinte caso, a empresa MCEbyte decidiu implementar um projeto de digitalização, pois o prazo de guarda de documentos funcionais no Arquivo Intermediário é longo. Com isso, evitaria o manuseio constante da documentação em suporte papel, garantindo sua conservação por mais tempo e seria mais fácil enviar a documentação quando esta for solicitada e para fins de comprovação.
ResponderExcluirQuanto à questão de atualização e acréscimo de documentos, o grupo entendeu que quando um documento é digitalizado, ele é uma cópia do original, e não pode ser modificado.
Consideramos então a digitalização apenas na ficha funcional e descartamos a possibilidade da criação do dossiê.