Funções Arquivísticas

Segundo Rousseau e Couture (1998), as sete funções arquivísticas são:

Produção: criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento que o documento passa a existir para a instituição.

   Para a criação de documentos arquivísticos digitais é importante estar atento em diversas questões que possam alterar a veracidade ou autenticidade das informações ali contidas, sendo de extrema importância a elaboração de normas e regras para a produção da documentação, assim como utilizar métodos como assinatura digital, marca d’água e procedimentos padrão.

Avaliação: processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).

   Os documentos devem ser devidamente avaliados também em suporte digital, pois nem toda a documentação produzida possui a necessidade de ser preservada permanentemente, garantindo assim economia de recursos materiais e financeiros.

Aquisição: entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Abrande o arquivamento corrente, assim como a transferência e recolhimento da documentação.

   O processo de aquisição deverá ser realizado com mais atenção e cuidado nos documentos arquivísticos digitais, pois seu controle é mais difícil de ser realizado e não possuem métodos que assegurem  questões como autenticidade e veracidade.

Conservação: conjunto de procedimentos que visa a manutenção da integridade física do documento, desacelerando o processo de degradação.

   A principal questão a ser levantada em relação à conservação dos documentos digitais é sobre a constante mudança que ocorre nos aparelhos e softwares tecnológicos, tornando os equipamentos obsoletos e causando a perda de informações. O profissional responsável deve estar atento as novas tecnologias para evitar que a documentação ( ou parte dela) seja perdida.

Classificação: forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns. A Classificação deverá ser feita dentro dos padrões estabelecidos pelos profissionais responsáveis pelo acervo, que conhecem a melhor maneira de agrupamento para realização de suas atividades.

   Os documentos digitais também devem ser devidamente classificados e ordenados para evitar que a documentação fique desorganizada em meio digital e para que não perca seu contexto dentro da instituição.

Descrição: conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos, palavras-chave, indexadores, dentre outros.

   A descrição será mais eficaz e precisa em meio digital, se realizada de forma correta, garantindo a recuperação e localização mais rápida da informação solicitada.

Difusão: está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação.

   A difusão também será realizada de forma mais rápida, pois a maioria das pessoas possui acesso à internet e utilizam deste meio para suas pesquisas. Desta forma, o arquivo pode divulgar amplamente suas atividades, serviços e documentação, assim como disponibilizar informações com maior praticidade e eficácia.