Conforme Rousseau e Couture
(1998), as sete funções arquivísticas são (não segue ordem):
-Produção: criação ou
recebimentos de informações no decorrer das atividades de uma instituição ou
pessoa, com o intuito de produzir apenas o necessário, informações importantes.
Devem ser elaboradas normas
e procedimentos, não só arquivísticas, mas também administrativas, legais,
políticas, etc. que dizem respeito à criação e recebimento de documentos, o trâmite
e uso destes em meio digital. Seria interessante o uso padrão, como assinatura
digital, marca d’água, formatação de texto, etc.
-Avaliação: é ela quem vai
dizer o valor que o documento possui, se é primário (administrativo) ou
secundário (valor histórico, probatório ou informativo), baseado no decorrer de
suas atividades.
Os documentos digitais
também devem passar pela avaliação, determinando seu valor e os seus prazos de
guarda.
-Aquisição: é a passagem do
documento pelas três idades documentais, e remete também a aquisição por meio
de recolhimento, doação, etc.
Nos arquivos digitais
deve-se ter uma atenção maior sobre a passagem deles pelas idades documentais,
pois é mais difícil de controlar, mesmo por conta da produção instantânea de documentos
(arquivísticos ou não).
-Descrição: é um conjunto de
procedimentos que visa à identificação dos documentos e elaboração de instrumentos
de pesquisas ou meios de busca, observando as características de seu conteúdo e
forma.
No meio digital, a busca e a
identificação de informação/documento/processo é bem mais rápida e precisa, e
por isso deve haver também a classificação dos digitais, seguindo os mesmos critérios
dos documentos que não possuem o suporte em metadados.
-Classificação: classificar
os documentos em grupos ou categorias comuns, a fim de facilitar a recuperação
da informação.
Assim também a classificação
se aplica aos documentos arquivísticos digitais, de acordo com suas necessidades,
e devem estar em seus devidos fundos.
-Conservação/Preservação:
processo que visa manter a integridade física do documento, evitando assim a
degradação deste.
O grande desafio em meio
digital é manter esses arquivos sempre atualizados e garantir o acesso sempre
que necessário.
-Difusão: tem o objetivo de
tornar público o acervo de uma instituição e, principalmente, visando à
aproximação do arquivo com o usuário.
O acesso em meio digital é
amplo e mais “fácil”, o que facilita e chama a atenção do usuário. Claro que para
isso deverá ter normas de uso, e a instituição, o arquivista, deverão divulgar e
promover o acesso dos usuários nesse meio, atendendo suas demandas de forma rápida
e segura.
Laíssa Domingues - 11/0062671
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